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吉林大学本科学生档案管理办法

时   间:2015-10-22

  第一条  为规范我校学生档案管理,完善学生档案建档、保存和投递等工作程序,结合我校学生档案管理工作实际,特制定本办法:   

    第二条  在校学生档案由各学院统一保存,各学院指派专人负责,专柜存放。学生毕业时,使用由学校统一印发的档案袋和专用封条。

第三条学生档案应包括下列材料:   

()高中(中专、专科、高职)·阶段档案;

()学生登记表;

()学生在校期间成绩单;   

()四年的学年思想鉴定;

()毕业生登记表(高校毕业生登记表由国家教育部统一印制)

()奖惩材料;

()党团材料;

()毕业生体检表;

()毕业设计成绩单;

()报到证存根;

(十一)国家助学贷款缴费通知书;   

(十二)其他可供组织参考的有保存价值的材料。

第四条  各学院在收到学生档案后,首先通过审查档案对学生资格进行复查,复查合格后按专业、班级及学号分类,建立档案目录,便于查找和收发。归档材料必须是办理完毕的正式材料,在毕业前装入学生档案。

    第五条  毕业生档案的邮寄工作由学生处统一组织,各学院统一整理档案并填写《机要文件交寄单》(长春市的单位要单独填写),机要单填写—式三份。档案原则上不能由学生本人自带。

    第六条  在学期间受过处分的,受处分材料应当真实完整地归入本人档案,邮寄前,由学院将档案及处分材料一并交送到学生处,由学生处统一邮寄。

    第七条  国防定向生毕业,档案要单独整理,并转送到学校国防生选培办公室,由国防生选培办公室统一邮寄。

    第八条  对于办理留校的学生档案,统一留存在各学院,并做好登记。择业期内就业的,学院将其档案转到学生处,学生处根据毕业生就业情况将档案发往其就业单位人事部门;对超过择业期仍未落实就业单位,户口仍留学校的,由学生处统一将档案转至生源所在地毕业生就业主管部门保管。

    第九条  报考研究生的毕业生,如报考院校要求调档,应由本人持报考院校调档函(由各学院保存)到各学院调档,档案管理人员应将当前档案装袋封好,并认真登记所调出的档案信息,再交给学生本人。待学生毕业后,将其余部分档案邮寄给研究生录取单位。    ·

    第十条  毕业生报到一个月内,务必到有关部门查收个人档案,未查收到档案的毕业生,需在毕业当年10月份以前(节假日除外)通过学校介绍,到长春市机要局查询。自101日后,学校原则上不再受理档案查询工作。

    第十一条  档案邮寄发送前,由学生处负责对各学院毕业生档案进行抽检。

    第十二条  各学院要建立《档案借阅登记簿》,对就地查阅者,均要持单位合法证明,说明借阅目的,并进行详细登记签字。   

    第十三条  学生档案属机密文件,一般不予借出,确因特殊需要借出者,做好登记。档案借出一般不得超过七天,期满后应及时归还,借出后不得随意扩大查阅范围,不得转手外借,不得涂改,不得少页增页。档案管理人员应在借出者归还档案时和借阅者查阅档案后,认真核对、清点档案内材料。

    第十四条  遗留档案一律在学生处保管。建立《遗留档案登记簿》,做到出入清楚。遗留档案包括,合校前各校区的一部分档案,自动退学、开除学籍\死亡的学生档案。

    第十五条  自动退学、开除学籍的学生档案,学生本人可将档案自行带走;死亡学生档案由各学院自行销毁。

    第十六条  转出的档案材料如因特殊情况遗失,应与学生原所在学院取得联系,并持从在单位档案丢失的证明书,经学生处批准后,方可重新建档。

    第十七条  专科学生档案管理参照本办法执行。

第十八条  本办法自公布之日起施行。





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